Entenda o que é a metodologia GDD e como ela pode ser aplicada para melhorar o desempenho financeiro nas empresas

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Um dos principais problemas enfrentados pelas empresas é a grande quantidade de transações financeiras e a forma como essa respectiva área monitora e gere essas informações para evitar fraudes ou prejuízos. Isso porque, em muitos casos, isso fica sob responsabilidade apenas do setor de finanças e ele tem que cuidar da entrada e saída de dinheiro; dar andamento nas solicitações de compras; aprovações das despesas; emissões de notas fiscais e o pagamento aos fornecedores. Porém, o excesso de atribuições dessa área pode acabar prejudicando a saúde financeira das companhias quando os processos existentes não funcionam da forma ideal.

Dessa forma, com o objetivo de resolver esses entraves, algumas empresas têm tentado aplicar a descentralização das compras e pagamentos para agilizar a operação. Assim, os colaboradores, de um modo geral, ficam responsáveis por lidar com questões relacionadas a pagamentos e compra de insumos das suas áreas. E essa forma de gestão até é benéfica para a empresa quando feita da forma correta. Mas, quando isso não é aplicado da forma ideal, provoca um conflito e um descontrole sobre as informações processadas, gerando mais problemas para o financeiro.

Para resolver esses gargalos, surgiu a metodologia chamada Gestão de Despesas Descentralizadas (GDD) — apoiada na tendência do Agility Finance — para gerenciar compras e pagamentos que ocorrem em todas as áreas, sobretudo aquelas realizadas fora das ações das áreas de compras, finanças, contabilidade e controladoria.

Isso porque o seu objetivo é proporcionar agilidade para a operação da companhia, sem que haja prejuízo nos controles de documentos, classificações contábeis e apuração de impostos. Mas, a GDD só pode ser realizada de forma adequada com o apoio de softwares verdadeiramente capazes de promover o Agility Finance e processos que garantam uma experiência fluída a todos os envolvidos no processo.

Para tanto, a Gestão de Despesas Descentralizadas possui quatro pilares. O primeiro são os meios de pagamentos flexíveis e ágeis que envolvem as políticas pré-pagamento, acompanhamento do orçamento por pessoa e por centro de custo, número ilimitado de formas de pagamento, mas com gestão centralizada.

A segunda é a verificação de compliance automatizado e com a garantia de que os gastos foram aprovados, e a possibilidade de rastrear todas as ações realizadas e visão de gastos e em tempo real.

Já a terceira envolve os documentos fiscais e classificações em tempo real com a captura e armazenamento com facilidade, classificações sem esforço, feito de forma automática e com mínimo de trabalho, porém com muita segurança.

O último pilar envolve a integração entre pagamento, prestação de conta e contabilização, os lançamentos contábeis no ERP sem interferência humana, a realização de conferências em uma única plataforma e sem a necessidade de retirar extratos.

Aliás, já existem casos de sucesso de empresas brasileiras que aplicaram a GDD e tiveram ganhos expressivos de eficiência nos processos financeiros — em torno de 80% de economia de tempo que se refletem na melhoria dos resultados econômicos. Esses resultados comprovam as vantagens que essa nova metodologia proporciona para as empresas e como elas podem ser usadas em companhias que atuam em diversos segmentos, uma vez que elas ajudam e facilitam a rotina do setor administrativo e financeiro como um todo, otimizando tempo, automatizando processos e ganhando eficiência operacional. Portanto, concluo que as instituições devem ficar de olho nas inovações e nas técnicas que vêm surgindo para o ambiente corporativo, em especial a GDD e procurem saber mais sobre essa nova metodologia.

Thiago Campaz
Thiago Campaz

CEO e co-fundador do VExpenses. Trabalhou por 6 anos assessorando grandes empresas do agronegócio na otimização de suas estruturas de capital, em processos de estruturação de dívida, acesso a mercado de capitais e fusões. Participou da captação de mais de R$ 1bi em financiamentos.

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